سجلات المكتبه المدرسيه

تنقسم سجلات المكتبة الى قسميين :-
1- سجلات المكتبة الرسمية . 2- سجلات النشاط المكتبى .
اولا :- سجلات المكتبة الرسمية :-
1- سجل اليومية . 2- سجل المطبوعات الدورية .
3- سجل المترددين . 4- سجل الإستعارة الخارجية .
5- سجل إحصاء النشاط الشهرى . 6- سجل المواد السمعية والبصرية .
** ملفات أساسية للمكتبة :- ملف الجرود السنوية - ملف الصادر - ملف الوارد - ملف الأذون الإضافية - ملف النشرات التوجيهية والمسابقات - ملف مقترحات التزويد - ملف كلمات الإذاعة المدرسية - ملف القوائم الببليوجرافية .
ثانيا :- سجلات النشاط المكتبى :-
1- سجل قاعدة بيانات المكتبة . 2- سجل حصة المكتبة . 3- سجل خدمة المناهج .
4- سجل المحاضرات . 5- سجل الندوات . 6- سجل المناظرات .
7- سجل الميزانية . 8- سجل المسابقات . 9- سجل لجنة المكتبة .
10- سجل جماعات النشاط المكتبى ( سجل أصدقاء المكتبة ) 11- سجل استعارات الفصول .
12- دفاتر الإستعارة الخارجية للتلاميذ. 13- سجل الإذاعة المدرسية . 14- سجل خطة النشاط المكتبى .
سوف اتناول كل سجل على بمفرده بقدر الإمكان:
أولا :- سجل اليومية :-
1- سجل يومية المكتبة (أ) :- وهو أهم سجل فى المكتبة ، تسجل فيه كل الكتب التى تدخل المكتبة سواء كانت عن طريق الشراءأو عن طريق المخازن .
- ترقم صفحات السجل وتختم بخاتم ملكية المكتبة ويمنع استخدام المزيل منعا تاما عند تسجيل بيانات الكتب .
- عند تسجيل البيانات الموجودة فى هذاالسجل تسجل بأكملها وبكل دقة ويسجل كل كتاب على سطر بمفرده حتى ولو كان له عددمن النسخ تسجل كل نسخة على سطر بمفردها ولا توضع شرط إذا تشابهت البيانات ومن هذه البيانات :- الرقم العام والرقم الخاص وعنوان الكتاب واسم المؤلف ومكان النشر وتاريخ النشر وثمن الكتاب .
-هذا السجل يطلب اولا بأمر توريد من المخازن وذلك من خلال أمين التوريدات بالمدرسة .
- لايتم تغير هذا السجل إلا بعد موافقة توجيه المكتبات والتوجيه المالى والإدارى وله خطوات معينة لابد من اتخاذها عند ضرورة تغيير هذا السجل.
2- سجل يومية المكتبة (ب):- يسجل فى هذا السجل ادلة المعلم إن وجدت بالمكتبة وأيضا الكتب المنهجية ويتخذ هذا السجل نفس خطوات التسجيل المتبعةفى سجل اليومية (أ) .
ثانيا :- سجل المطبوعات الدورية :-
-يختص هذا السجل بكل دورية تدخل ضمن عهدة المكتبة ويخصص لكل دورية صفحة مستقلة أو صفحتان أو ثلاث صفحات متتالية حيث اذا انتهت صفحة تكمل فى الصفحة الأخرى لهذه الدورية .
- يتم ترقيم هذا السجل وختمه بخاتم ملكية المكتبة .
- بعد تسجيل الدورية فى الصفحة الخاصة بهايتم ختم الدورية بخاتم الملكية على بعد 2سم من أعلى صفحة العنوان على الجهة اليسرى ، وتختم بخاتم التسجيل فى اسفل صفحة العنوان على الجهة اليسرى ويسجل فيه رقم الصفحة المخصصة للدورية فى هذا السجل .
ثالثا :- سجل المترددين :-
- يتم ترقيم السجل وختمه بخاتم الملكية .
- يطلب اولامن المخازن بأمر توريد أيضا وعند عدم وجوده يتم شراؤه .
- يسجل فيه أسماء المترددين على المكتبة ويكون التسجيل متسلسلا ويتخلل التسجيل حصص المكتبة وحصص خدمة المنهج مع مراعاة تسلسل الأرقام تكون متصلة .
- يسجل كل متردد على المكتبة اسمه بيده - حتى ولو كان طالبا -ويسجل وظيفته والتاريخ وماذا قرأ ؟
- وفى نهاية اليوم يتم عمل جدول فى نفس الصفحة يسجل فيه عدد المترددين وعدد المستعيرين ( طالب ومعلم ) وعدد حصص المكتبة ( حصة المكتبة - حصص خدمة المنهج )
- تسجل فيه ايضا عنوان المحاضرة أوالندوة أو المناظرة أوالاجتماعات كل حسب تاريخ اليوم الذى عقدت فيه مع تسجيل عدد الحضور .
رابعا :- سجل الاستعارة الخارجية :-
- هذا السجل خاص بالمعلمين والعاملين بالمدرسة ويخصص لكل معلم وعامل بالمدرسة صفحة مستقلة تسجل فيها بياناته الشخصية كاملة .
- مدة الاستعار ة أسبوعين وتجدد أسبوعين اخرين ولا تجدد ثانية.
- لاتعار المراجع العامة مثل الأطالس والقواميس الأدلة والكتب السنوية وغيرها من المراجع خارج المكتبة ولكن يتم الإطلاع عليها داخل المكتبة .
- لايعار المدرس أكثر من كتابين فى المرة الواحدة .
خامسا :- سجل الإحصاء الشهرى :-
- تسجل به أعداد الكتب المعارة فى كل قسم من أقسام المعرفة وأعداد المترددين على المكتبة يوماً بيوم , وتسجل به أيضاً كافة إحصائيات النشاط المكتبى خلال الشهر من مسابقات وندوات ومحاضرات ومعارض ألبومات وأرشيفات ومكتبات الفصول . وهو عبارة عن تسجيل يومى بغرض الإحصاء لنشاط المكتبة وحركة العمل داخلها خلال الشهر الواحد.
- يتم تسجيله من أصل وصورة يبعث الأصل للتوجيه مع تقرير شهرى لنشاط المكتبة خلال الشهر .
سادسا:- المواد السمعية والبصرية :-
- يتم تقسيمه إلى كل مادة من المواد السمعية والبصرية مثل صفحة للأشرائط ويتبعها صفحات متتالية خاصة بها ثم صفحة للتليفزيون ثم صفحة للكمبيوتر ثم صفحة للسديهات CDوكذلك من المواد السمعية والبصرية
- يتم ختم السجل بخاتم الملكية لأن هذه المواد تعتبر ضمن عهدة المكتبة.